Zu wenig Zeit, zu viel zu tun -  Zeitmanagement mit Computer-Hilfe
 
Wer viel zu tun hat, kann dabei schon mal den Überblick verlieren. Zeitmanagement-Software hilft dabei, Termine und Aufgaben besser zu organisieren. Es gibt viele verschiedene Programme auf dem Markt, die sich in ihren Grundfunktionen ähnlich sind. Eines wird schon in vielen Büros benutzt, die meisten Nutzer kennen es aber nur als E-Mail-Programm: „Microsoft Outlook“. Outlook verfügt über einen Kalender und eine Aufgabenfunktion, die man hervorragend für das Zeitmanagement nutzen kann.
 
Erster Schritt: alles aufschreiben
 
Die erste Maßnahme für ein besseres Zeitmanagement ist einfach: Alles, was zu tun ist, wird aufgeschrieben. Und zwar in eine einzige große Liste. In „Outlook“ kann man sich eine solche Aufgabenliste sehr individuell einrichten. Jede Aufgabe läßt sich einer Kategorie zuordnen, zum Beispiel einem bestimmten Projekt. Man kann festlegen, wann man etwas erledigen will. An dem betreffenden Tag erscheint die Aufgabe dann in der Tagesliste. Wenn etwas regelmäßig zu tun ist, z. B. jeden Montag, kann man sich auch das ganz einfach einrichten. Besonders praktisch: Zu jeder Aufgabe läßt sich ein Feld öffnen, in dem man Informationen sammelt. Das können E-Mails, Texte, Dateien oder Links zu Internetseiten sein. So hat man alles zusammen, was man für die Aufgabe braucht.
 
Zweiter Schritt: Prioritäten setzen
 
Nicht alle Aufgaben sind gleich bedeutsam. Deshalb sollte man seine Aufgaben nach ihrer Bedeutung sortieren – also Prioritäten vergeben. Man sollte sich bei jeder Aufgabe Gedanken über zwei Dinge machen: wie wichtig und wie dringend ist sie? In Outlook kann man eine extra Spalte anlegen, in der man die Priorität jeder Aufgabe einträgt, z. B. als Zahl zwischen 1 und 20. Wenn man dann am Morgen seinen Tagesplan aufruft, sind die Aufgaben schon nach Priorität sortiert. Das Wichtigste, empfehlen die Zeit-Experten, sollte man gleich zu Beginn eines Tages tun. Das ist dann schon mal erledigt – selbst wenn später etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt.
 
Dritter Schritt: den Tag planen
 
Wenn die Prioritäten vergeben sind, verteilt man die anstehenden Aufgaben auf den nächsten Tag oder die nächsten Tage. Dafür nutzt man den Kalender, der zu jedem Zeitmanagement-Programm gehört und in den man natürlich auch seine Termine einträgt. Ratsam ist es, nicht die ganze zur Verfügung stehende Zeit zu verplanen, sondern nur ungefähr 60 Prozent. Die anderen 40 Prozent lässt man frei. Wenn mal was länger dauert oder etwas dazwischen kommt, bricht nicht gleich der ganze Tagesplan zusammen. In „Outlook“ kann man sich zu jeder Tätigkeit notieren, wie lange sie schätzungsweise dauern wird. So kann man sich für jeden Tag einen realistischen Plan zusammenstellen. Bleibt eine Aufgabe trotzdem unerledigt, zieht man sie einfach mit der Maus auf den nächsten Tag.
 
Microsoft Outlook 2003
Systemvoraussetzungen:
Pentium 233 MHz oder höher, Windows 2000/ XP
Arbeitsspeicher 128 MB RAM
Preis: ca. EUR 114,-
 
 
Buchtipp:
 
Lothar Seiwert, Holger Wöltje, Christian Obermayr
Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook (mit DVD)
Microsoft Press Deutschland, 2005
ISBN: 3860635832
Preis: EUR 19,90 Euro
 
 
Kostenlose Programme:
 
Für den, der kein „Outlook“ hat und nur die Grundfunktionen braucht, gibt es kostenlose Programme im Internet:
 
„Palm Desktop“ bietet die wichtigsten Funktionen wie Kalender und Aufgabenliste. Es ist übersichtlich, man kann sich schnell und einfach einarbeiten und damit Aufgaben und Termine elektronisch planen:
http://www-5.palm.com/de/support/win_desktop.html
 
„Sunbird“ ist ein Kalender-Programm von den Machern des Internetbrowsers „Mozilla“. Mit „Sunbird“ kann man Termine und Aufgaben verwalten und sich an wichtige Ereignisse erinnern lassen. Der Kalender bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht:
http://sunbird-kalender.de/downloads.php
 
Der kleine „Terminplaner“ ist optisch einem Ringbuch-Kalender nachempfunden. Damit kann man für jeden Tag Notizen und Termine festhalten. Eine einfache Lösung vor allem für die Verwaltung privater Termine:
http://www.distelkamp-electronic.de/freeware.html
 
Edit: Rechtschreibfehler behoben